PENGERTIAN SEKRETARIS

Sekretaris adalah seseorang yang pekerjaannya bertugas membantu pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan kecil-kecil pimpinan. Seperti menerima surat masuk, menangani janji, menangani telepon, dll.

Cara Menjadi Sekretaris Profesional :
1. Menampilkan Citra Perusahaan.Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
2. Baik dan Bertanggung JawabSekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
3. Pandai Menjaga RahasiaSebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
4. Tahu Teknoiogi“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
5. Tahu Accounting dan PembukuanAccounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.
6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
7. Mempelajari Karakter BosKenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
9. Pandai Berbicara di Depan PublikKadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting •

TUGAS SEKERTARIS PIMPINAN

    Seorang sektretaris pimpinan kini dituntut untuk bisa menjadi pusat informasi organisasi yang memiliki peran dan fungsi pencari, pengolah, penyimpan dan penyebar informasi ke segala pihak baik di dalam maupun di luar organisasi. Hal ini disampaikan Kepala Pusat Diklat Spimnas Bidang TMKP Lembaga Administrasi Negara, Drs. Sigit Purwanto, MM, saat memberikan sambutan pada acara pembukaan Diklat Sekretaris yang Efektif, Senin 26 September 2011 di Kampus PPLPN LAN Pejompongan, Jakarta pusat.

    Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin canggih dan arus informasi yang semakin cepat telah menggeser peran seorang sekretaris pimpinan. Seorang sekretaris pimpinan tidak hanya bertugas memberikan bantuan dan pelayanan teknis saja seperti mengetik, surat menyurat, menerima telepon, menerima tamu dan pekerjaan teknis lainnya, tetapi mereka juga dituntut kemampuannya dalam mengelola infomasi untuk kepentingan tugas-tugas pimpinan. Kehadiran sekretaris yang profesional akan meningkatkan kinerja pimpinan dalam mengatur agenda kesehariannya. Tugas sekretaris lainnya yang tak kalah penting adalah membantu mengorganisisir seluruh pekerjaan pimpinan dan mengagendakannya ke dalam database kegiatan dan menjadi penghubung komunikasi antara pimpinan dengan pihak lain, bahkan sekretaris dapat menjadi icon strategic positioning terhadap citra organisasi secara keseluruhan.