TUGAS SEKERTARIS PIMPINAN

    Seorang sektretaris pimpinan kini dituntut untuk bisa menjadi pusat informasi organisasi yang memiliki peran dan fungsi pencari, pengolah, penyimpan dan penyebar informasi ke segala pihak baik di dalam maupun di luar organisasi. Hal ini disampaikan Kepala Pusat Diklat Spimnas Bidang TMKP Lembaga Administrasi Negara, Drs. Sigit Purwanto, MM, saat memberikan sambutan pada acara pembukaan Diklat Sekretaris yang Efektif, Senin 26 September 2011 di Kampus PPLPN LAN Pejompongan, Jakarta pusat.

    Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin canggih dan arus informasi yang semakin cepat telah menggeser peran seorang sekretaris pimpinan. Seorang sekretaris pimpinan tidak hanya bertugas memberikan bantuan dan pelayanan teknis saja seperti mengetik, surat menyurat, menerima telepon, menerima tamu dan pekerjaan teknis lainnya, tetapi mereka juga dituntut kemampuannya dalam mengelola infomasi untuk kepentingan tugas-tugas pimpinan. Kehadiran sekretaris yang profesional akan meningkatkan kinerja pimpinan dalam mengatur agenda kesehariannya. Tugas sekretaris lainnya yang tak kalah penting adalah membantu mengorganisisir seluruh pekerjaan pimpinan dan mengagendakannya ke dalam database kegiatan dan menjadi penghubung komunikasi antara pimpinan dengan pihak lain, bahkan sekretaris dapat menjadi icon strategic positioning terhadap citra organisasi secara keseluruhan.


    Organisasi baik pemerintah maupun swasta dituntut dapat bergerak dengan cepat, efisien dan efektif. Oleh sebab itu peran pimpinan organisasi menjadi sangat penting dalam menggerakkan organisasi mencapai tujuannya. Dalam upaya mencapai tujuan tersebut maka seorang pemimpin harus memiliki kemampuan menerjemahkan visi dan misi organisasi ke dalam rencana strategis berupa sasaran, kegiatan dan program. Dalam menjalankan organisasinya pimpinan dibantu oleh seperangkat alat organisasi yang didalamnya termasuk sekretaris pimpinan. Karena tugas seorang pimpinan semakin kompleks maka seorang sekretaris pimpinan harus dapat mengikuti dan menyesuaikan diri dengan tugas yang dikerjakan oleh pimpinannya.

    Selanjutnya Kapus Diklat Spimnas Bidang TMKP, Sigit Purwanto mengatakan bahwa seorang sekretaris dapat dikatakan sebagai sekretaris yang profesional apabila ia memiliki sejumlah kompetensi yang mendukung kualitas profesionalismenya, selanjutnya beliau merinci bahwa setidaknya ada beberapa kemampuan dasar yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris di dalam menjalankan profesinya, diantaranya:

1. Kemampuan dan ketrampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai sekretaris, misalnya tugas administrasi, resepsionis, tugas keuangan, monitoring and procuring order maupun general affair duties
2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi.
3. Ketrampilan menggunakan informasi, teknologi dan komunikasi

    Paradigma baru peran sekretaris ini perlu disikapi dengan peningkatan kualitas dan kapasistas SDM yang menjalankan tugas sebagai sekretaris. Peningkatan kompetensi sekretaris pimpinan penting, mengingat tugas seorang sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan akan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan pimpinan dalam mengelola organisasinya.

    Menyadari pentingnya peningkatan kompetensi dan kualitas sekretaris pimpinan, Pusdiklat Spimnas Bidang TMKP Lembaga Administrasi Negara sebagai sebuah lembaga yang berkompeten meningkatkan kualitas SDM Aparatur, berupaya untuk meningkatkan kemampuan para sekretaris pimpinan di lembaga lembaga pemerintah dengan menyelenggarakan Diklat Sekretaris yang Efektif. Diklat ini diselenggarakan mulai tanggal 26 sampai dengan 29 September 2011 dan diikuti oleh kurang lebih 102 orang peserta yang berasal dari instansi pemerintah baik pemerintah pusat, pemerintah daerah, BUMN dan BUMD.

     Diharapkan melalui diklat ini peserta mampu menjadi sekretaris profesional dalam membantu pimpinan melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya sehingga profesionalisme penyelenggaraan pemerintahan dapat terwujud dengan dukungan bawahan kepada atasan.Source: